Colombia

Circular N° 2017100000155-GER

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PARA: Subgerencia Servicios de Salud, Subgerencia Administrativa y Financiera, Coordinación de Consulta Externa, Coordinación de Clinicas Quirurgicas, Coordinacion de Internación, Médicos Especialistas, Gastroenterología, Cardiología, Coordinación de Facturación, Coordinación de Almacén, Atención al Usuario, Coordianción de Educación Médica, Mantenimiento, Archivo de Historias Clínicas , Citas Médicas, Coordinación de Sistemas, Lider no POSS, Programas Institucionales de Consulta Externa, Equipo Esencia

ASUNTO: Salida a Producción Historia Clínica Sistematizada Servicio de Consulta Externa          

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Circular N° 2016100000635-GER

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Para:  Todo el personal administrativo y asistencial que hace uso del correo electrónico institucional de la E.S.E. Hospital San Rafael Tunja

 Asunto: Normas para el uso del correo electrónico Institucional de la E.S.E. Hospital San Rafael Tunja 

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Circular N° 2016100000555-GER

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Para: Subgerencia Administrativa y Financiera, Subgerencia de Servicios de Salud, Oficina Asesora de Desarrollo de Servicios, Coordinadores de Servicio/Proceso, contratistas y demas partes interesadas  

Asunto: Construcción Mapas de Riesgo de Corrupción 

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Circular N° 2016100000525-GER

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Para: Personal E.S.E. Hospital San Rafael de Tunja

Asunto: Suscripción compromiso Integridad y Transparencia 

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Circular N° 2016100000475-GER

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Para: Personal Area de la Salud

Asunto: Inscripción ante el RETHUS

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Circular Estrategias Cero Papel En la ESE Hospital San Rafael

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Circular  20141000005871 -GER

Para: TODO EL PERSONAL ADMINISTRTIVO Y ASISTENCIAL DE PLANTA, EN MISIÓN, CONTRATO Y PRÁCTICA A TRAVÉS DE CONVENIO DOCENCIA SERVICIO

DE: Gerencia

Asunto: ADOPCION DE ESTRATEGIAS CERO  EN LA ESE HOSPITAL SAN RAFAEL DE TUNJA

FECHA: 05-FEBRERO DE 2014

Teniendo en cuenta la Directiva Presidencial No. 04 sobre "Eficiencia Administrativa y Lineamientos de la Política CERO PAPEL en la Administración Pública", con el objetivo de avanzar en la política de eficiencia administrativa; el Hospital viene adelantando una serie de estrategias articuladas a su misión en el componente de medio ambiente y de la estrategia cero papel de gobierno en línea, las cuales se relacionan a continuación y son de estricta aplicación y cumplimiento por parte de todos los servicios administrativos y asistenciales de la E.S.E. Hospital San Rafael de Tunja:

  1. -Elaborar documentos con tamaño de fuente o letra a 10 puntos, y los que requieren impresión a una interlínea.
  2. -Revisar y corregir borradores de documentos en sistemas electrónicos antes de imprimir la versión final
  3. -Usar las dos caras del papel al imprimir y/o fotocopiar.
  4. -Usar el correo electrónico y la red local para enviar y recibir de documentos
  5. -Tramitar todas las comunicaciones institucionales formales a través del sistema de Gestión Documental ORFEO y lo que necesite ser conocido por otra área, enviarlo a través de la opción de INFORMADO que brinda el aplicativo.
  6. -Disminuir al máximo la impresión y fotocopiado de documentos.
  7. -Hacer uso adecuado de impresora multifuncionales para el escaneo de documentos y la eliminación de copias.
  8. -Clasificar el papel de eliminación en cajas separadas así: 1. Papel de fax y químico, 2. Papel de reuso y 3. Papel de reciclaje. El papel de reuso utilizarlo para imprimir documentos, excepto los registros clínicos y aquellos vayan al archivo histórico.
  9. -Recordar que la norma de supresión de trámites, Decreto 19 de 2012, establece que por economía en las actuaciones administrativas, no se deben exigir más documentos y copias que los estrictamente necesarios; de igual forma, está prohibido exigir documentos que reposan en la entidad.
  10. -Imprimir únicamente los documentos que requieran evidencia de firmas
  11. -Estandarizar los formatos a imprimir de acuerdo a su tamaño en media carta, carta u oficio.
  12. -Aplicar estrictamente las Tablas de Retención Documental, las cuales ayudan a controlar la producción y trámite documental y así evitar duplicidad en la misma. De igual forma, permiten la racionalización de los procesos administrativos por cuanto permiten el manejo integral de los documentos.
  13. -El líder de Gestión Ambiental identificará oportunidades claves en la reducción del consumo de papel; implementación y adopción de buenas prácticas, hará diagnósticos frecuentes para establecer líneas base de consumo de papel, estableciendo los respectivos indicadores; seguimiento y monitoreo de la Estrategia "Cero Papel".

Se solicita a cada una de las áreas, oficinas o dependencias de la institución, implementar estas y otras estrategias que contribuyan a la reducción del consumo y uso de papel.

LYDA MARCELA PEREZ RAMIREZ
Gerente

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