Colombia

Circular Estrategias Cero Papel En la ESE Hospital San Rafael

Circular  20141000005871 -GER

Para: TODO EL PERSONAL ADMINISTRTIVO Y ASISTENCIAL DE PLANTA, EN MISIÓN, CONTRATO Y PRÁCTICA A TRAVÉS DE CONVENIO DOCENCIA SERVICIO

DE: Gerencia

Asunto: ADOPCION DE ESTRATEGIAS CERO  EN LA ESE HOSPITAL SAN RAFAEL DE TUNJA

FECHA: 05-FEBRERO DE 2014

Teniendo en cuenta la Directiva Presidencial No. 04 sobre "Eficiencia Administrativa y Lineamientos de la Política CERO PAPEL en la Administración Pública", con el objetivo de avanzar en la política de eficiencia administrativa; el Hospital viene adelantando una serie de estrategias articuladas a su misión en el componente de medio ambiente y de la estrategia cero papel de gobierno en línea, las cuales se relacionan a continuación y son de estricta aplicación y cumplimiento por parte de todos los servicios administrativos y asistenciales de la E.S.E. Hospital San Rafael de Tunja:

  1. -Elaborar documentos con tamaño de fuente o letra a 10 puntos, y los que requieren impresión a una interlínea.
  2. -Revisar y corregir borradores de documentos en sistemas electrónicos antes de imprimir la versión final
  3. -Usar las dos caras del papel al imprimir y/o fotocopiar.
  4. -Usar el correo electrónico y la red local para enviar y recibir de documentos
  5. -Tramitar todas las comunicaciones institucionales formales a través del sistema de Gestión Documental ORFEO y lo que necesite ser conocido por otra área, enviarlo a través de la opción de INFORMADO que brinda el aplicativo.
  6. -Disminuir al máximo la impresión y fotocopiado de documentos.
  7. -Hacer uso adecuado de impresora multifuncionales para el escaneo de documentos y la eliminación de copias.
  8. -Clasificar el papel de eliminación en cajas separadas así: 1. Papel de fax y químico, 2. Papel de reuso y 3. Papel de reciclaje. El papel de reuso utilizarlo para imprimir documentos, excepto los registros clínicos y aquellos vayan al archivo histórico.
  9. -Recordar que la norma de supresión de trámites, Decreto 19 de 2012, establece que por economía en las actuaciones administrativas, no se deben exigir más documentos y copias que los estrictamente necesarios; de igual forma, está prohibido exigir documentos que reposan en la entidad.
  10. -Imprimir únicamente los documentos que requieran evidencia de firmas
  11. -Estandarizar los formatos a imprimir de acuerdo a su tamaño en media carta, carta u oficio.
  12. -Aplicar estrictamente las Tablas de Retención Documental, las cuales ayudan a controlar la producción y trámite documental y así evitar duplicidad en la misma. De igual forma, permiten la racionalización de los procesos administrativos por cuanto permiten el manejo integral de los documentos.
  13. -El líder de Gestión Ambiental identificará oportunidades claves en la reducción del consumo de papel; implementación y adopción de buenas prácticas, hará diagnósticos frecuentes para establecer líneas base de consumo de papel, estableciendo los respectivos indicadores; seguimiento y monitoreo de la Estrategia "Cero Papel".

Se solicita a cada una de las áreas, oficinas o dependencias de la institución, implementar estas y otras estrategias que contribuyan a la reducción del consumo y uso de papel.

LYDA MARCELA PEREZ RAMIREZ
Gerente

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